TACCUINO ECONOMICO
Scopri come funzionano i rimborsi per hotel, pasti, taxi, NCC e chilometri, con esempi pratici da Bari, Potenza, Lecce e Foggia e consigli per evitare tassazioni in busta paga
Dal 2026, grazie alla Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 dell’Agenzia delle Entrate, non basta più conservare scontrino o fattura: anche il metodo di pagamento diventa fondamentale. Le novità riguardano dipendenti e lavoratori con redditi assimilati, per trasferte di lavoro fuori e dentro comune, incluse spese di hotel, pasti, taxi, NCC, pedaggi e imposta di soggiorno.
Trasferte fuori comune: sistemi di rimborso e limiti fiscali
Quando la trasferta è fuori comune, l’azienda può scegliere tra tre sistemi: forfettario, misto o analitico. La scelta vale per l’intero periodo di trasferta.
1. Rimborso forfettario
- Indennità giornaliera: Italia fino a 46,48€ / Estero fino a 77,47€
- Spese di viaggio documentate non tassabili
- Extra diversi da viaggio o trasporto diventano imponibili
Esempio Bari: Maria, commerciale a Bari, va due giorni a Roma. Riceve l’indennità forfettaria; eventuali cene extra non documentate diventano tassabili.
2. Rimborso misto
- Indennità + vitto e/o alloggio
- Riduzione della franchigia: 1/3 per vitto o alloggio, 2/3 se entrambi
- Rimborsi viaggio documentati restano esenti
Esempio Potenza: Luca da Potenza va a Milano tre giorni. L’indennità si riduce in base alla franchigia, ma hotel e pasti documentati non concorrono al reddito.
3. Rimborso analitico
- Tutte le spese documentate (vitto, alloggio, viaggio, trasporto) sono esenti
- Spese minori come lavanderia, telefono e mance fino a 15,49€/giorno Italia (25,82€ estero)
Esempio Lecce: Francesca va a Napoli due giorni. Paga hotel, pasti e una mancia di 20€. I rimborsi principali restano esenti, ma 4,51€ eccedenti la soglia diventano tassabili.
Trasferte dentro il comune: la novità “salva-rimborsi”
Le trasferte intra-comunali fino al 2025 erano quasi sempre tassate. Ora:
- Rimborsi di viaggio e trasporto esenti se documentati
- Rimborso chilometrico auto propria, pedaggi e parcheggi esenti se comprovati
Esempio Foggia: Antonio, tecnico a Foggia, si sposta tra clienti con la sua auto. Con ricevute di parcheggio e nota chilometrica, il rimborso resta fuori dal reddito.
Tracciabilità dei pagamenti: quando serve
Obbligo di tracciabilità per:
- Taxi e NCC
- Vitto e alloggio
- Imposta di soggiorno
Strumenti validi: carta di credito/debito, bonifico, MAV, PagoPA, app come PayPal o Satispay.
Esclusi dall’obbligo: treni, aerei, autobus, navi e rimborsi chilometrici auto propria.
Trasferte estere: tracciabilità non obbligatoria.
Esempio pratico: Maria da Bari paga hotel con carta (esente) e taxi in contanti (potenzialmente tassato).
Documenti da conservare per evitare tasse
Per non perdere l’esenzione fiscale:
- Ricevute carta di credito/debito
- Bollettini, MAV, PagoPA
- App e cripto con documento fiscale
- Estratti conto come prova residuale
Consigli pratici per gestire al meglio i rimborsi spese
- Documentare tutte le spese
- Usare strumenti di pagamento tracciabili quando richiesto
- Conservare ricevute, fatture e note interne
- Conoscere i limiti di non imponibilità per ogni sistema di rimborso
Seguendo queste indicazioni, i rimborsi spese restano fuori dal reddito, tutelando il dipendente e garantendo trasparenza fiscale.
